VvE beheer uitbesteden?
Timo de Jong | 03 Jan, 2023
Wilt u uw VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die met u meedenkt op alle fronten? Dan bent u bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres.
VvE beheer uitbesteden? Alle voordelen op een rijtje!
Waarom zou ik VvE beheer uitbesteden?
Een goede vraag! De beheerder van een Vereniging van Eigenaars houdt zich bezig met verschillende zaken. Onder de taken van een beheerder vallen bijvoorbeeld;
- Het bijhouden van een ledenregister
- Het beheer van de verzekering en afhandeling van schades
- Het opstellen van de jaarrekening
- Het beschikbaar stellen van juridisch advies
- Handhaving van de reglementen
Dit is een hele lijst aan bezigheden, en er zijn er nog meer. Zo is een VvE ook wettelijk verplicht om een reservefonds voor het groot onderhoud te onderhouden.
De voordelen op een rijtje!
Al deze zaken moeten goed geregeld worden. VvE beheer uitbesteden kan een mooie oplossing zijn voor VvE’s die het moeilijk vinden om zelf het beheer van hun gebouw te regelen. Opnieuw hoor ik de vraag; Maar waarom zou ik het VvE beheer uitbesteden? Er zijn een aantal voordelen aan verbonden. Hieronder zetten wij ze voor u op een rijtje!
Eén van de belangrijkste redenen om het VvE beheer uit te besteden, is omdat het efficiënter in de kosten is. Voor goed VvE beheer is kennis van verschillende vakgebieden nodig. Onvoldoende informatie en ervaring rondom VvE beheer kan leiden tot onnodig hoge kosten voor de bewoners. Extra hogen kosten zit niemand op te wachten. Professionele beheerders hebben vaak meer ervaring en kennis dan de VvE-leden zelf. Ze kunnen daarom sneller en efficiënter problemen oplossen. Ook kunnen zij meer middelen inzetten voor het onderhoud van het gebouw en de faciliteiten.
Een andere reden om het beheer uit te besteden, is omdat het de VvE-leden veel tijd bespaart. Het beheer van een VvE kan veel werk vergen. Vooral als het appartementencomplex groot is, en er veel leden zijn. Als u kiest om de VvE uit te besteden zal u meer tijd overhouden om te kunnen concentreren op andere belangrijke zaken.
Een derde voordeel van het uitbesteden van beheer, is dat het minder stress oplevert. Het beheren van een VvE kan leiden tot conflicten tussen de leden of bewoners. Vooral als er een beslissing genomen moet worden waar niet iedereen het over eens is. Dit is natuurlijk erg vervelend. U woont immers allemaal samen in hetzelfde gebouw. U komt elkaar misschien dagelijks tegen. Dan heeft u toch liever een goede buur dan een verre vriend?
VvE beheer uitbesteden bij OPTIMO?
Het is onze missie om uw VvE echt te ontlasten van de vele verantwoordelijkheden die bij VvE beheer komen kijken. Denk daarbij aan de maandelijkse leden bijdrage, jaarrekening, begrotingen, en alle wettelijke eisen vanuit het burgerlijk wetboek. OPTIMO is een aanspreekpunt voor de eigenaren. Stel, één van de eigenaren heeft onbewust een lekkage veroorzaakt. De twee woningen daaronder hebben hierdoor gevolgschade geleden aan de opstal. Dit begeleiden wij; OPTIMO zorgt ervoor dat er een lekdetectie komt (indien nodig) en dat het dossier bij de verzekeraar of tussenpersoon terecht komt. De eigenaren hoeven het niet onderling met elkaar uit te zoeken.
Als uw VvE niet beschikt over een bestuur uit eigen leden, dan gaan wij als beheerder net een stapje verder. We komen regelmatig op locatie om te kijken naar de staat van het gebouw, en om te kijken of iedereen zich aan de reglementen houdt. Ook zullen wij verschillende contracten, bijvoorbeeld met betrekking op schoonmaak of lift onderhoud, onder de loep nemen.
Wat zijn de taken van een VvE beheerder?
Wat wordt er eigenlijk bedoeld met “VvE beheer uitbesteden”? We hebben al vastgesteld dat de taken van een VvE beheerder veelomvattend zijn. Om het gemakkelijker te maken, zijn de taken onder te verdelen in vier categorieën:
- Administratief beheer
- Financieel beheer
- Technisch beheer
- Bestuurlijk beheer
Voor een goed functionerende VvE zouden al deze zaken op orde moeten zijn, en onderhouden moeten worden. Wilt u uw VvE beheer uitbesteden? Dan gaat u natuurlijk op zoek naar een beheerder die alle categorieën aanbiedt. Al deze taken kunnen worden uitbesteedt bij OPTIMO. Apart, of samen.
VvE administratie uitbesteden
Administratie slaat op alle gegevens van een onderneming (of in dit geval een VvE) die op papier of digitaal zijn vastgelegd. Ook administratie is onder te verdelen in verschillende categorieën; algemene administratie, boekhoudkundige administratie, HR-administratie en facturen administratie. Niet alle categorieën zijn van belang voor een VvE. Zo zal u als VvE waarschijnlijk wel facturen ontvangen, bijvoorbeeld naar aanleiding van reparaties, maar niet versturen.
VvE administratie is voornamelijk het bijhouden van een ledenregister, de communicatie richting de notarissen die betrekking hebben op eigendomsoverdrachten en natuurlijk de correspondentie met de eigenaars.
De onderstaande administratieve diensten worden aangeboden door OPTIMO:
- Bijhouden van een actueel ledenregister
- Eigendomsoverdrachten en appartementsrechten registratie
- Beheer van de verzekering en afhandeling van schades
- Beheerovereenkomsten en contracten
- Correspondentie met eigenaren
VvE financiën uitbesteden
Financiën gaat om alles dat met geld te maken heeft. De financiële taken zijn omvangrijk, en gaan van het beheren en opstellen van de begroting tot het vaststellen en incasseren van de jaarlijkse bijdrage van de bewoners. Het is belangrijk dat deze zaken goed geregeld worden. Niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat de bewoners van uw gebouw recht hebben op de inzage van de VvE’s financiële gegevens. Het gaat immers om hun geld, en om hun leefruimte.
De onderstaande financiële diensten worden aangeboden door OPTIMO:
- Inboeken, verwerken en betalen van facturen en declaraties
- Incasseren, administreren en opvolgen van servicekosten
- Eventueel noodzakelijke incassoprocedures begeleiden
- Het opstellen van de jaarrekening en een conceptbegroting
Correspondentie voeren met betrekking tot de financiën.
Technisch VvE beheer uitbesteden
Naast de VvE administratie en financiën, krijgt u ook nog te maken met de daadwerkelijke uitvoering van alle taken. Hiermee wordt gedoeld op het beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke delen van uw gebouw of appartementencomplex. Dit is de voornaamste verantwoordelijkheid van een Vereniging van Eigenaars. Als VvE dient u ervoor te zorgen dat het onderhoudt of de reparatie van gemeenschappelijke delen goed en tijdig plaatsvindt. Een VvE moet er ook voor zorgen dat de ruimtes veilig zijn. Dit alles valt onder het technisch beheer van een VvE.
De onderstaande technische diensten worden aangeboden door OPTIMO:
- Aannemen en beoordelen van storingsmeldingen (24/7 bij spoed)
- Opdracht geven tot uitvoeren van kleine reparaties
- Correspondentie voeren met aannemers
- Voor groot onderhoud wordt er van tevoren een prijs afgesproken voor de bouwkundige begeleiding
OPTIMO heeft een goed netwerk in uw regio. Hierdoor is er bijna altijd op korte termijn de juiste aannemer of leverancier gevonden, om uw reparaties en onderhoud uit te voeren.
VvE bestuur uitbesteden
Alle bovenstaande taken vallen onder het besturen van een VvE. U kunt natuurlijk alle taken uitbesteden. Maar als uw VvE zelf een bestuur van eigen leden heeft, kunt u ook een deel van het VvE beheer uitbesteden. In dat geval is de samenwerking tussen het bestuur en de beheerder zeer belangrijk. Het bestuur zelf woont immers binnen het complex. Wat kunt u voorstellen bij het uitbesteden van de bestuurlijke taken?
OPTIMO biedt de volgende diensten aan voor ondersteunend bestuurlijk beheer:
- Het opstellen van een concept agenda en het versturen van de vergaderstukken
- Het reserveren van de vergaderlocatie
- Het aanwezig zijn tijdens de vergadering en toezien op correcte besluitvorming
- Het opstellen van de notulen en eventueel voorzitten van de vergadering
- Juridisch advies beschikbaar stellen, indien noodzakelijk extern
Stel, u gaat gedeeltelijk uw VvE beheer uitbesteden. Dan ondersteunt de beheerder het bestuur. Dit gebeurt onder andere met juridische vraagstukken en het voorbereiden van de Vergadering van Eigenaars. Andersom helpt het bestuur de beheerder door zaken door te spelen. Dit betreft zaken die u zelf ervaart, doordat u binnen het appartementencomplex woont.
Dat is natuurlijk een mooie regeling. Maar zoals eerder benoemd kunt u ook uw gehele VvE beheer uitbesteden. Dan heeft u zelf geen zorgen meer. Dit is vooral van toepassing op het moment dat er geen vrijwilligers aanwezig zijn binnen uw VvE. Normaal gesproken zouden deze vrijwilligers of VvE-leden de bestuurlijke taken op zich nemen.
Wij bieden ook diensten aan voor volledig bestuurlijk beheer. Dit betreft onder anderen:
- Opvangen van aannemers
- Handhaving van de reglementen
- Regelmatig langskomen op locatie (is noodzakelijk om goed te besturen)
- Nieuwsbrieven per kwartaal
- Inschrijving bij Kamer van Koophandel als bestuurder
- Jaarlijks verzekeringspremies en energiecontracten vergelijken.
Wij bieden allround samenwerkingen aan waarbij servicegerichtheid, eerlijkheid, en professionaliteit vooraan staan.
Wat kost VvE beheer?
De kosten van VvE beheer kunnen variëren afhankelijk van de grootte van het gebouw, de gewenste diensten en de gekozen beheerder. Maar het uitbesteden van het VvE beheer kan ook kostenbesparend werken. Dit komt omdat een VvE beheerder vaak zijn eigen netwerk meebrengt, efficiënter te werk zal gaan, meer inzichten heeft en meer expertise met zich meebrengt. Wilt u uw VvE beheer uitbesteden, en bent u benieuwd naar onze prijzen? Vraag dan een offerte aan bij OPTIMO.
VvE uitbesteden bij OPTIMO Beheer
Bij OPTIMO kunt u met een gerust hart uw VvE beheer uitbesteden. Wij bieden allround samenwerkingen aan. Servicegerichtheid, eerlijkheid, en professionaliteit staan bij ons vooraan. Onze diensten worden zowel los als gezamenlijk aangeboden, afhankelijk van waar u behoefte aan heeft. OPTIMO zit kort op de actiepunten. Wij handelen zaken snel en efficiënt af, en onderscheiden ons door te kiezen voor kwaliteit over kwantiteit. Het belangrijkste voor ons, is dat de VvE tevreden is over ons beheer.
Neem contact met ons op voor een offerte op maat.
Veelgestelde vragen VvE
Om alles overzichtelijk te maken hebben we onze meest gestelde vragen hieronder beantwoordt.
VvE staat voor Vereniging van Eigenaars. Iedereen die een appartement koopt, wordt automatisch lid van een Vereniging van Eigenaars. Elk appartementengebouw heeft namelijk een VvE, die verantwoordelijk is voor het beheer en het onderhoud van de gemeenschappelijke delen van het appartementengebouw.
Een VvE is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van gemeenschappelijke delen. Bij ‘gemeenschappelijke delen’ kunt u denken aan het dak of een eventuele lift. Exacte taken voor de Vereniging van Eigenaars kunnen verschillen per VvE.
Ja, bij het kopen van een appartement wordt u direct lid van een VvE. Het is niet mogelijk om dit op te zeggen. Wanneer u uw huis verkoopt, wordt de VvE via de notaris stopgezet.
De kosten van de VvE worden vaak jaarlijks begroot door de VvE beheerder. De kosten zijn afhankelijk van het aantal gemeenschappelijke ruimtes en voorzieningen. Hoe meer voorzieningen, hoe vaker er onderhoud nodig is en hoe groter de kans op hogere kosten.
Nee, huurders hebben geen beslissingsbevoegdheid.
Graag helpen wij u
Vraag direct vrijblijvend een offerte aan
We nemen binnen één dag contact met u op.
