VvE Beheer

Timo de Jong | 16 Nov, 2023

Wil je het VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die meedenkt op alle fronten? Dan ben je bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres.

VvE Beheer in Leiden

Een VvE beheerder die betrokken is en persoonlijk contact hoog in het vaandel heeft staan? Lees dan verder, in deze blog ga ik dieper in op mijn aanpak en wat je kunt verstaan onder een “goede” VvE beheerder. Helaas gaan er steeds meer geluiden op over VvE’s die niet tevreden zijn met hun beheerder. Dit misgenoegen heeft vaak te maken met de communicatie met de beheerder (of juist het gebrek hieraan). Ik, Timo de Jong van OPTIMO beheer, heb een proactieve houding en heb persoonlijke, korte lijnen. Ik ben van mening dat een goede beheerder de VvE echt moet leren kennen, bijvoorbeeld door zo nu en dan een praatje te komen maken. Dus ben jij op zoek naar een open(hartig) VvE beheerder in Leiden? Dan ben je bij mij aan het juiste adres!

Waarom kiezen voor OPTIMO beheer?

Wat is er belangrijk bij een goede VvE beheerder, en wat kan je van mij verwachten? Zoals ik eerder al zei speelt communicatie een belangrijke rol bij goed VvE beheer. Zowel het contact tussen de VvE en de beheerder, als tussen de beheerder en de bestuurder is essentieel om overzicht te houden en prettig samen te werken. Ik onderscheid mij van anderen door de focus te leggen op deze persoonlijke kant van onze samenwerking. Ik houd van een informele omgang, en kom graag bij jullie langs om te vragen hoe het gaat. Zo plan ik af en toe een standaard overleg in, waarbij ik bij de VvE op locatie kom om bij te praten over wat er allemaal speelt binnen de VvE. Ook is er de mogelijkheid om een halfjaarlijkse nieuwsbrief sturen, waarin ik iedereen op de hoogte houd van onze bezigheden en wat de toekomstplannen zijn.

VvE beheer door OPTIMO

Ik ben geboren in Leiden en getogen in Noordwijkerhout. Ik ken de omgeving op mijn duimpje. Het is mijn missie om jouw VvE écht te ontlasten van de vele verantwoordelijkheden die bij het VvE beheer komen kijken. Denk daarbij aan de maandelijkse ledenbijdrage, jaarrekeningen, technisch beheer, en alle wettelijke eisen vanuit het geldende modelreglement. Ik ben een aanspreekpunt voor de eigenaren, en van mening dat een goede beheerder de VvE echt moet leren kennen. Bijvoorbeeld door langs te rijden als ik in de buurt ben en even een rondje door het complex te lopen. Maar natuurlijk ook door alle actiepunten die zijn afgesproken in de vergadering op te volgen. Door op tijd de notulen te delen, duidelijke informatie voor de aannemers en leveranciers te verschaffen en door zo nu en dan en het werk dat geleverd is te controleren.

Wat is er nog meer belangrijk bij het vinden van een goede VvE Beheerder in Leiden?

Wat is er nog meer belangrijk bij het vinden van de juiste VvE beheerder? Naast heldere communicatie en persoonlijk contact, onderscheid ik mij nog in twee fundamentele aspecten:

Een VvE beheerder in de buurt
Maatwerk

1. Een VvE beheerder in de buurt

Ik ben VvE beheerder regio Leiden. Ik ben hier ook geboren, wat betekent dat ik de stad en de mensen ken. Naar mijn mening is het hebben van een VvE beheerder in de buurt essentieel. Als geboren Leidenaar weet ik precies wat de Leidenaar nodig heeft. Ik ben bekend met zowel de mensen als met de stad. Om die reden kan ik altijd snel en adequaat reageren. Maar waarom is dit zo belangrijk? Er zijn verschillende redenen:

Ten eerste beschik ik over lokale kennis. Als VvE beheerder in Leiden heb ik kennis van de lokale vastgoedmarkt, regelgeving en gemeenschap specifieke behoeften. Zo beschikt Leiden over een aanzienlijke hoeveelheid (fysiek) cultureel en historisch erfgoed. Dit kan impact hebben op de behoeften van jouw VvE. Een lokale VvE beheerder is goed op de hoogte van de lokale wet- en regelgeving met betrekking tot vastgoed(beheer) en kan ervoor zorgen dat jouw VvE aan alle vereisten voldoet. Als lokale VvE Beheerder begrijp ik de specifieke trends, prijsontwikkelingen en eigendomsdynamieken in de regio. Dit stelt mij in staat om strategisch advies te geven over zaken als onderhoudsplanning en investeringen. Bijvoorbeeld, als er een trend is in Leiden waarbij groene energieoplossingen steeds populairder worden, kan een lokale beheerder adviseren over de implementatie van bijvoorbeeld zonne-energiesystemen in het VvE gebouw. Tevens is een lokale beheerder ook goed op te hoogte van eventuele gemeentelijke subsidies.

Ten tweede heb ik lokale netwerken. Ik heb sterke relaties met lokale aannemers, leveranciers en dienstverleners. Dit kan leiden tot kosteneffectieve dienstverlening en snelle toegang tot gekwalificeerde professionals. Bijvoorbeeld, als er dringend een loodgieter nodig is, kan een lokale beheerder contact opnemen met betrouwbare loodgieters in de buurt, waardoor zowel tijd als geld wordt bespaard. Bovendien steun je zo de lokale bedrijven.

Ten derde kan ik, bij noodgevallen, snel op locatie aanwezig zijn. Dit komt niet alleen doordat ik in de buurt ben, maar ook doordat ik de bewuste keuze maak niet te veel VvE’s onder mijn hoede te nemen. Ik vind het belangrijk om voldoende tijd en aandacht voor jouw VvE te reserveren. Zodat ik jou en jouw VvE altijd de kwaliteit kan geven die jullie verdienen.

Als laatste helpt de nabij gelegenheid met het onderhouden van het persoonlijk contact. Omdat ik de persoonlijkheid van onze relatie heel belangrijk vind, zorg ik er altijd voor dat ik niet te veel VvE’s onder mijn hoede neem. Ik wil elke VvE écht de aandacht kunnen bieden die zij verdient.

2. Maatwerk

Geen twee VvE’s zijn hetzelfde. Het is daarom belangrijk dat jouw VvE beheerder maatwerk kan leveren. Wat is er belangrijk voor jouw VvE? Wat willen jullie bereiken? Ik bied maatwerkoplossingen voor VvE’s. Om goed vast te stellen wat jouw VvE nodig heeft, en om ervoor te zorgen dat wij op één lijn zitten, kom ik het liefst persoonlijk kennis maken.

Hoe stap ik over naar een VvE beheerder in Leiden?

Het overstappen naar een andere externe VvE beheerder kan een complex proces zijn. Dit schrik veel mensen af. Maar overstappen kan ook noodzakelijk zijn als je niet tevreden bent met jouw huidige beheerder of als je denkt dat er een betere optie beschikbaar is. Met OPTIMO Beheer is dit proces gemakkelijker, omdat ik je bij het overstappen ga helpen en ondersteunen. Dit is om de verandering zo goed en rustig mogelijk te laten verlopen. Wil je hier meer informatie over? Kijk dan op mijn overstap pagina. Wil je de overstap graag zelf regelen, en weten hoe dit in zijn werk gaat? Dan heb ik hieronder een stappenplan uitgewerkt om je te helpen bij het proces van overstappen naar een nieuwe VvE beheerder: 1. Evaluatie 2. Onderzoek 3. Contractonderhandeling 4. Opzegging van het huidige contract 5. Overgangsproces 6. Implementatie

Geen twee VvE’s zijn hetzelfde. Het is daarom belangrijk dat jouw VvE beheerder maatwerk kan leveren.

Stap 1: Evaluatie

Evalueer de huidige situatie. De ALV van de VvE stemt over het besluit om over te stappen op een andere VvE beheerder. Beoordeel hiervoor de redenen waarom je overweegt over te stappen. Welke problemen of tekortkomingen ervaar je met jouw huidige beheerder? Zorg ervoor dat er gegronde redenen zijn om een verandering te overwegen. Raadpleeg het VvE bestuur en zorg voor consensus over de beslissing om over te stappen naar een andere beheerder. Het is essentieel dat het bestuur het eens is met deze stap. Definieer vervolgens de prioriteiten. Stel een lijst op van de belangrijkste criteria waaraan de nieuwe VvE beheerder moet voldoen. Dit kan onder meer lokale aanwezigheid, expertise of specifieke diensten omvatten. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar een VvE beheerder in Leiden, die maatwerk levert en gaat voor kwaliteit over kwantiteit? Dan ben je bij mij aan het juiste adres! Vraag direct een offerte aan

Stap 2: Onderzoek

Nadat de ALV een besluit heeft genomen, of het bestuur een mandaat heeft gekregen om de overstap te regelen, onderzoek je de VvE-beheerders in jouw regio. Op mijn site kan je informatie verzamelen over de verschillende diensten die ik aanbied, mijn werkwijze en mijn kernkwaliteiten. Vraag een offerte aan of plan een kennismakingsgesprek in, zodat wij samen kunnen vaststellen wat jouw VvE nodig heeft.

Stap 3: Contractonderhandeling

Na het gesprek of de offerte, kunnen we onderhandelen over de contractvoorwaarden. Denk hierbij aan de duur van het contract, de kosten, de verantwoordelijkheden en de diensten. We werken samen om een gedetailleerd plan voor de overstap op te stellen. Dit plan omvat de overdracht van alle relevante documenten, financiële gegevens en verantwoordelijkheden.

Stap 4: Opzegging van het huidige contract

De oude beheerder moet schriftelijk worden geïnformeerd over het besluit om over te stappen. Wanneer je het contract met de oude beheerder opzegt, gaat de (meestal) drie maanden opzegtermijn in. Tijdens dit opzegtermijn ga ik aan de slag. Ik ga je helpen bij deze volgende stappen of neem ze volledig van je over, zodat jij je hier geen zorgen over hoeft te maken.

Stap 5: Overgangsproces

Wanneer het nieuwe contract ingaat worden alle benodigde documenten, financiële gegevens, contracten en administratieve bestanden overgedragen aan de nieuwe beheerder. De overdracht moet zorgvuldig worden uitgevoerd en vlekkeloos verlopen, omdat er anders het risico bestaat dat er gegevens verloren gaan. Om dit te voorkomen, help ik met het voorbereiden van de overdracht. Omdat de oude beheerder wordt doorbetaald tijdens de geldende opzegtermijn, is deze dienst van mijn kant kosteloos.

Stap 6: Implementatie

Zodra de overgang is voltooid, begint de nieuwe VvE beheerder met het leveren van de diensten volgens het nieuwe contract. We houden regelmatig contact. We kunnen evaluatiemomenten inplannen om ervoor te zorgen dat ik als nieuwe beheerder aan jouw verwachtingen voldoe.

VvE uitbesteden bij OPTIMO Beheer

Wil je jouw VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die met je meedenkt op alle fronten? Dan ben je bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres. Ik ontzorg je op alle gebieden binnen VvE, en sta altijd voor jou klaar.

Ik maak graag een keer kennis!

Veelgestelde vragen VvE

Om alles overzichtelijk te maken hebben we onze meest gestelde vragen hieronder beantwoordt.

Wat is het verschil tussen VvE bestuur en VvE beheer?

VvE beheer houdt zich voornamelijk bezig met administratieve en financiële zaken, terwijl het VvE bestuur in gesprek gaat met de eigenaren en de vergaderingen organiseert. Als bestuur ben je uiteindelijke verantwoordelijk, je kan uiteraard een hoop uitbesteden aan de beheerder.

Is een VvE bijdrage verplicht?

Ja, bij het kopen van een appartement wordt u direct lid van een VvE. Het is niet mogelijk om dit op te zeggen. Wanneer u uw huis verkoopt, wordt de VvE via de notaris stopgezet.

Wat zijn de kosten van een VvE?

De kosten van de VvE worden vaak jaarlijks begroot door de VvE beheerder. De kosten zijn afhankelijk van het aantal gemeenschappelijke ruimtes en voorzieningen. Hoe meer voorzieningen, hoe vaker er onderhoud nodig is en hoe groter de kans op hogere kosten.

Mogen huurders meebeslissen over het onderhoud?

Nee, huurders hebben geen beslissingsbevoegdheid.

Een betrokken VvE Beheerder?

Vraag vrijblijvend een offerte aan!

Meer weten? Lees ook eens onze andere blogs

Getagged Uitbesteden VvE Beheer, VvE beheer in Leiden, Vve Bestuur, VvE Uitbesteden